Da der Institutsleiter (neben den beiden geringfügig beschäftigten Personen) die meiste Zeit alleine angestellt ist, kann es vorkommen, dass er wegen Besorgungen (Post- und Bankwege, Büroartikelkauf usw.), Besprechungen oder Konferenzaufenthalten nicht immer vor Ort sein kann. Telefonische Voranmeldung daher erbeten.
Je nach Benutzeranfrage sind sowohl die Archivbibliothek (Marienplatz 3.) als auch das benachbarte UMIZ (Kirchenallee 4.) zu den gleichen Öffnungszeiten erreichbar.